Item Instrução BCE 0006/2016 - Instrução Normativa BCE N° 0006/2016

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Código de referência

BR DFUNB FUB-OC-BCE-ARINS-Instruções-2016-Instrução BCE 0006/2016

Título

Instrução Normativa BCE N° 0006/2016

Data(s)

  • 2016/10/10 (Produção)

Nível de descrição

Item

Dimensão e suporte

Digital

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Âmbito e conteúdo

Art. 1º Conforme Art 8º, inciso III, da Resolução do Conselho Universitário N. 0001/2012 - que estabelece as Diretrizes de Convivência da Comunidade Acadêmica - o pedido de autorização de uso não-comercial dos espaços, estruturas, equipamentos e/ou instalações deverá ser subscrito à unidade gestora do espaço - BCE - e a pessoa física ou jurídica se torna responsável pelas obrigações decorrentes do evento.
Art. 2º - Toda concessão de uso não-comercial dos espaços, estruturas, equipamentos e instalações do prédio da Biblioteca Central da Universidade de Brasília é regulada por este dispositivo. Não será cobrado aluguel ou contrapartida financeira para realização de eventos.
Parágrafo único: A BCE não fornecerá serviços de impressão, alimentos, bebidas, produtos de higiene e escritório ou equipe de qualquer natureza para eventos realizados por terceiros. O agendamento e uso dos espaços da BCE pela comunidade acadêmica e externa será realizado de acordo com a aprovação do roteiro do evento, disponibilidade de espaço, estrutura, instalações e/ou equipamentos e respeitando-se a ordem cronológica de recebimento dos pedidos, as determinações contidas neste Ato e nos demais documentos pertinentes.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 3º Para efeito deste Ato, considera-se:

I - Usuário: qualquer membro da comunidade acadêmica com registro efetivo na UnB e/ou FUB. Excetuam-se todos as situações com registros provisórios, como alunos especiais e professores-convidados, por exemplo.
II - Usuário externo: qualquer pessoa que visite ou utilize a BCE, independente de registro efetivo na UnB e/ou FUB.
III - Gestor: denomina-se gestor quem gere ou administra recursos, negócios, bens ou serviços. O setor de Atendimento ao Usuário, doravante denominado AUS, é o gestor da circulação de itens na BCE. O setor de Referência, bem como Coleções Especiais, doravante denominados REF e COLESP são gestores dos espaços, estruturas e equipamentos da BCE. A Direção é o setor gestor das instalações da BCE.
IV - Evento: todo acontecimento técnico, científico, cultural ou esportivo, como, mas não se limitando a, aula, congresso, seminário, convenção, conferências, eventos sociais, recitais, concertos, exposições, mostras, coquetéis, encontros, etc. - com prazo máximo de 15 dias corridos, por evento.
V - Expositor/Curador: pessoa física ou jurídica, sendo usuário ou usuário externo, que recebe da BCE autorização de uso não-comercial do espaço, instalações, estruturas e/ou equipamentos públicos sob sua gestão para realização de evento e principal responsável pelas obrigações deste Ato, sendo vedada a cessão do uso a terceiros. O expositor poderá ser responsabilizado penal, civil, criminal e administrativamente por quaisquer danos ou alterações dos recursos disponibilizados
VI - Espaços: salas e áreas da BCE destinadas a uso comum.
VII - Instalações: facilidades disponíveis ao Expositor/Curador.
VIII - Estruturas: estruturas móveis para uso durante o evento.
IX - Equipamentos: dispositivos eletro-eletrônicos do espaço reservado.
X - Período do evento: dias reservados para a realização do evento, bem como montagem, desmontagem, limpeza e restituição ao caráter original dos espaços, estruturas e equipamentos. Deve-se respeitar o horário de funcionamento da BCE. Aberturas de exposições, coquetéis, vernissages e outras atividades similares devem ser encerradas até as 20h.
XI - Layout de ocupação: forma de utilização do espaço, como disposição de estruturas, objetos e instalação/utilização de equipamentos.
XII - Roteiro do evento: todas as atividades a serem desenvolvidas, indicando datas, horários e responsáveis (inclui qualquer movimentação de estruturas e objetos bem como montagem e desmontagem - horário preferencial de 7h às 10h).
XIII - Termo de Autorização de Uso: instrumento pelo qual os gestores da BCE formalizam a autorização de uso dos espaços, instalações, estruturas e equipamentos da BCE, durante o período do evento, de acordo com o disposto no presente Ato.
XIV - Agenda BCE: dispõe da programação e/ou disponibilidade de recursos (espaços, estruturas, equipamentos e instalações), disponível no site e/ou mídias sociais da BCE.

CAPÍTULO II

DA RESERVA

Art. 4° Para a solicitação de reserva de espaços, estruturas, instalações e/ou equipamentos da BCE, o Expositor/Curador do evento deverá subscrever pedido oficial com as seguintes informações:

I- Dados do responsável e seu substituto: nome completo profissão, RG, CPF, estado civil, endereço comercial e/ou residencial (com CEP), endereço eletrônico e telefones (fixo e celular).
II- Tipo de Evento, conforme tipo de acontecimento: Congresso, Convenção, Seminário, Encontro, Simpósio, Feira, Exposição, Conferência e outras manifestações de caráter cívico, educativo, cultural, religioso, governamental, esportivo;
a) se o evento é aberto ou restrito ao público (se restrito informar onde há inscrição/credenciamento);
b) Programação preliminar (dias e horários).
III- Estimativa de público.
IV - Se houver previsão de programação musical, coquetel ou similar, é necessário apresentar roteiro da ação, público alvo, espaços e instalações necessários, bem como tipo de iluminação, e potência do som, sempre de responsabilidade do Expositor/Curador. Tais atividades não podem ocupar espaços não-solicitados no projeto.
V- Layout de ocupação, acordo com o espaço, estruturas, equipamentos e instalações escolhidos. VI- Roteiro do evento (completo).

CAPÍTULO III

DA DISPONIBILIDADE

Art. 5º - O pedido será analisado discricionariamente pelo gestor responsável pelo(s) espaço(s) solicitado(s), que entrará em contato com o solicitante por e-mail para informar:

I - Da disponibilidade de agenda dos espaços, estruturas e equipamentos solicitados;
II - Da aprovação, reprovação ou necessidade de adequação do roteiro do evento ou parte dele e dos motivos em caso de reprovação ou adequação;
III - Dos procedimentos para efetivação da reserva.

§1º A priorização de reserva de espaço obedecerá aos critérios de eventos de cunho técnico-científicos, artísticos-culturais e ordem de chegada dos pedidos na BCE.

CAPÍTULO IV

DA EFETIVAÇÃO DA RESERVA

Art. 6º - Para efetivação da reserva, o Expositor/Curador deverá comparecer à BCE para assinatura do Termo de Autorização de Uso, declarando que conhece e se compromete a cumprir as normas descritas neste Ato, se comprometendo a realizar o evento conforme acordado, e se tornando o único responsável pelo evento e suas consequências.
Art. 7º O evento será incluído na Agenda BCE e será objeto de divulgação conforme o plano de marketing desta unidade.

CAPÍTULO V

DAS PROVIDÊNCIAS PRÉVIAS À INSTALAÇÃO DO EVENTO

Art. 8° O Expositor/Curador deverá apresentar à BCE, antes do início da montagem do evento os seguintes documentos originais ou cópias autenticadas:

I - Cópia de documento oficial de identificação;
II - Cópia de comprovante de vínculo com a UnB (quando houver) e;
III - Comprovante de residência.

Art. 9º. Relação completa da equipe do evento: montadores, equipes, seguranças, entre outros, com telefone para contato com os responsáveis, data, horário e local de atuação de cada um.
Parágrafo Único. Todos os componentes da equipe e/ou funcionários contratados e/ou subcontratados pelo Expositor/Curador deverão, obrigatoriamente, portar crachá de identificação, com nome completo e nome do evento em realização, nas dependências da BCE durante o período de uso do espaço, instalações e/ou equipamentos.

CAPÍTULO VI

DA VISTORIA

Art. 10º. A cada evento BCE designará um representante e seu substituto para acompanhar o evento, em qualquer das suas fases, com livre acesso a todas as áreas especificadas no Termo de Autorização de Uso, sendo este o contato da BCE com o Expositor/Curador e sua equipe para dirimir dúvidas e prestar esclarecimentos. Parágrafo único: As atividades de acompanhamento são:

I - Vistoria inicial;
II - Visitas esporádicas ao evento a critério do servidor designado;
III - Vistoria final;
IV - Dirimir, ou encaminhar a quem puder responder, dúvidas do Expositor/Curador.

Art. 11º. A BCE, comunicará ao Expositor/Curador por e-mail, dia e horário da realização conjunta da vistoria inicial e vistoria final do evento, quando emitirá laudo de vistoria inicial e, posteriormente, laudo de vistoria final.
Art. 12º. A BCE, se responsabilizará em entregar os espaços em condições adequadas de uso, limpeza, higienização e equipamentos em plenas condições de funcionamento.

CAPÍTULO VII

DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES

Art. 13º. O Expositor/Curador do evento se obriga a:

I - Atender todas as condições deste Ato, dirigindo-se à BCE, diretamente ou por meio de seus representantes legais, sempre que tiver dúvidas ou eventuais necessidades relativas à utilização dos espaços, instalações e/ou equipamentos constantes no Termo firmado entre as partes;
II - Responsabilizar-se por todo e qualquer dano, causado por sua equipe, funcionários, prepostos e terceiros contratados, durante todas as fases do evento;
III - Realizar as atividades descritas no Roteiro aprovado. Na hipótese do não cumprimento desta disposição, o Expositor/Curador será suspenso e não poderá realizar eventos na BCE por período entre 3 e 24 meses, definido pela Direção após apreciação dos fatos.
IV - Desocupar o espaço ou instalações, na data e horário determinado no Termo de Autorização de Uso. Na hipótese do não cumprimento desta disposição, o Expositor/Curador será suspenso e não poderá realizar eventos na BCE por período entre 3 e 24 meses, definido pela Direção após apreciação dos fatos.
V - Observar e cumprir todas as normas legais para a realização de eventos, sendo de sua exclusiva responsabilidade, as providências para obter as informações necessárias com o intuito de cumprir as exigências legais específicas a cada evento;
VI - Manter sempre presente, durante todo o período do evento - incluindo montagem, realização e desmontagem - representantes credenciados para responder pelo cumprimento deste Ato e responder a qualquer outra solicitação da BCE;
VII - Recolher e retirar das dependências internas e externas da BCE o lixo e entulhos gerados durante o evento, fornecendo as embalagens adequadas para acondicionar esses dejetos;
VIII - Contratar empresa de limpeza e conservação com estrutura, equipamentos e materiais adequados e suficientes para atendimento no período de abertura, coquetéis, vernissages ou similares, caso haja, mantendo no local uma equipe responsável pelos serviços de limpeza e conservação;
IX - Responder administrativa, civil e penalmente por todos os ônus e obrigações decorrentes de eventual contratação para realização do evento autorizado.
X - Cabe exclusivamente ao Expositor/Curador toda responsabilidade por encargos trabalhistas, bem como as obrigações decorrentes; em consequência nenhum encargo de qualquer natureza será assumido pela BCE ou UnB;
XI - Contratar empresa especializada em alimentos e bebidas para o fornecimento da alimentação durante o evento, quando autorizado;
XII - Manter placas informativas com restrição de entrada de alimentos e animais nas demais áreas e espaços da BCE;
XIII - As placas informativas promovendo o evento deverão observar os limites dos espaços permitidos pela BCE e constar do layout do evento; XIV - Reparar os danos e/ou modificações aos espaços, equipamentos, materiais ou instalações físicas das áreas utilizadas, realizando os serviços necessários para este fim, e em caso de bens móveis, proceder às devidas substituições por outros similares, em até 10 dias úteis;
XV - Promover acessibilidade às pessoas portadoras de deficiência sensorial ou motora ou com mobilidade reduzida, às de atendimento prioritário e a outros especificados no Decreto Federal nº 5.296/2004.

Art. 14º. A BCE se obriga a:

I - Entregar, após a vistoria inicial, ao Expositor/Curador, os espaços, estruturas e equipamentos contratados, devidamente desocupados e limpos na data e horário programados;
II - Colocar à disposição do Expositor/Curador as informações necessárias para a utilização dos espaços e instalações, por meio de emissão de laudo de vistoria inicial e Termo de Autorização de Uso, conforme celebrado entre as partes.

CAPÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 15º. Quaisquer omissões ou tolerância das partes em exigir o fiel cumprimento dos termos e condições deste Ato não constituirão novação ou renúncia, nem afetarão o direito da parte de exigir o seu cumprimento a qualquer tempo.
Art. 16º. Todas as comunicações, avisos ou notificações, relativas à execução do presente Ato e Termo de Autorização de Uso, deverão ser enviados via e-mail.
Art. 17º. É proibido o uso de explosivos, gases líquidos (GLP), tóxicos, combustíveis, equipamentos, materiais de fácil combustão, ou substâncias que indiquem risco ou incômodo aos usuários e colaboradores da BCE como, mas não se limitando à, incenso, gelo seco, perfumes, nas áreas internas e externas da BCE.
Art. 18º. A BCE, caso venha a sentir-se prejudicada em qualquer fase da realização do evento, poderá intervir junto o Expositor/Curador para a adequação do serviço ou substituição da pessoa responsável ou causadora dos respectivos danos e/ou prejuízos, sendo o Expositor/Curador responsável pelas adequações que porventura vierem a surgir.
Art. 19º. A qualquer momento, caso haja ocorrência grave ou infringência deste Ato, a BCE procederá à imediata rescisão do Termo de Autorização de Uso, sem ensejar ônus de qualquer natureza à BCE ou UnB. Neste caso o Expositor/Curador terá 48 horas para desocupar e restituir os espaços, estruturas, equipamentos e instalações acordados no Termo.
Art. 20º. A BCE reserva-se o direito de permitir a autorização de uso de espaços, instalações e equipamentos no prédio da BCE que não sejam partes do Termo de Autorização de Uso.
Art. 21º.O Expositor/Curador não poderá fixar cartazes, banners, faixas, adesivos e similares na estrutura interna e ou externa da BCE sem expressa autorização e previsão no Layout do evento.
Art. 22º. A BCE não se responsabiliza por furto, roubo, perda, dano e/ou extravio de materiais, equipamentos, obras de arte, objetos de valor, entre outros, expostos ou deixados nas dependências dos espaços contratados e arredores uma vez que a BCE mantém apenas a segurança patrimonial de seus espaços, estruturas, móveis, instalações e acervo.
Art. 23º. Deverá ser respeitada uma distância mínima de 70 (setenta) centímetros dos extintores de incêndio e/ou hidrantes, mantendo o livre acesso a esses equipamentos, observando a sinalização delimitadora existente nos pisos, quando da montagem dos estandes. Se houver uso indevido desses equipamentos os mesmos devem ser repostos em até 5 dias úteis.
Art. 24º. Preservar a visibilidade da sinalização de emergência, aos postos de telefones públicos, aos sanitários, elevadores e acessibilidade para deficientes, não promovendo montagens ou o fechamento destas áreas.
Art. 25º. O transporte de carga nos elevadores da BCE somente será permitido com acompanhamento de um representante da BCE além da prévia autorização como previsto no Roteiro.
Art. 26º. Não é permitido instalar equipamentos com alimentos e bebidas no interior da BCE.
Art. 27º. O cancelamento da reserva do espaço, instalações e/ou estrutura na BCE, por parte do Expositor/Curador, não enseja a restituição de valores de qualquer natureza ou transferência de data ou para outro evento.
Art. 28º. As tarifas de consumo de energia elétrica e água não serão cobradas do Expositor/Curador.
Art. 29º. A formalização da ocupação e uso dos espaços, instalações, estruturas e equipamentos da BCE dar-se-á pela assinatura do Termo de Autorização de Uso, na forma do Apêndice I desta Portaria.

CAPÍTULO IX

DOS CASOS OMISSOS

Art. 30º. A BCE poderá arbitrar sobre os casos omissos neste Ato a fim de garantir as condições de segurança e o perfeito funcionamento da Biblioteca Central.
Art. 31º. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Avaliação, selecção e eliminação

Ingressos adicionais

Sistema de organização

Zona de condições de acesso e utilização

Condições de acesso

Condiçoes de reprodução

Idioma do material

Script do material

Notas ao idioma e script

Características físicas e requisitos técnicos

Instrumentos de descrição

Zona de documentação associada

Existência e localização de originais

Existência e localização de cópias

Unidades de descrição relacionadas

Descrições relacionadas

Zona das notas

Identificador(es) alternativo(s)

Pontos de acesso

Pontos de acesso - Locais

Pontos de acesso - Nomes

Pontos de acesso de género

Zona do controlo da descrição

Identificador da descrição

Identificador da instituição

Regras ou convenções utilizadas

Estatuto

Nível de detalhe

Datas de criação, revisão, eliminação

2016/10/24. Centro de Informática - CPD/UNB. Mariza

Línguas e escritas

Script(s)

Fontes

Objeto digital (Matriz) zona de direitos

Objeto digital (Referência) zona de direitos

Objeto digital (Ícone) zona de direitos

Zona da incorporação